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Por Dr.
Rodolfo Garza Garza
Número 20
I. Introducción
Por presentaciones entenderemos
no sólo el medio de proyectar imágenes con apoyo de
computadora y cañón, sino todo tipo de medios y técnicas
que actúan para soportar una exposición cualquiera,
excepción hecha del pizarrón y del pintarrón.
En este sentido, lo que aquí se comenta es aplicable también
al uso de rotafolios, retroproyector, transpa-rencias, multimedia,
data-show, etc.
El presente trabajo surge de la
necesidad de explicar el uso de la computadora y el ca-ñón
a un grupo de alumnos de postgrado de la Facultad de Jurisprudencia
de la Univer-sidad Autónoma de Coahuila, dentro de la asignatura
"Técnicas de la Enseñanza"; toma una forma
más acabada luego de que se me invitó a ofrecer una
conferencia sobre el tema en la Facultad de Ciencias de la Educación
de la propia Universidad. Tanto los cursos, como las conferencias,
como el presente texto fueron largamente inspirados en un documento
electrónico elaborado por la Universidad de Stanford, denominado
"Pre-sentation Guidelines" , que a su vez se basa, al
parecer, en los cursos de la Dale Carne-gie Training.
Nuestra colaboración constituye
una colección de recetas. Espero que, como toda buena receta,
pueda en su momento ser mejorada por el buen gusto y la "buena
mano" de cada uno de nuestros amables lectores.
II. Utilidad de las presentaciones
Las presentaciones no constituyen
una simple decoración. Cuando hablamos en público,
normalmente utilizamos elementos auxiliares como notas, mapas mentales,
pizarrón, rotafolios o instrumentos más elaborados
como proyecciones multimedia.
Existen diversas motivaciones por
las que realizamos presentaciones: informar, persua-dir, motivar,
enseñar, vender. Resulta obvio que la motivación de
la charla incidirá so-bre el resto de los aspectos relacionados
con la presentación. Después de todo, compar-timos
con Stevens la convicción de que toda presentación
eficaz crea un cambio en el público : lo motiva, lo disuade,
le ofrece conocimientos nuevos, refuerza conocimientos previos,
lo convence. En otras palabras, si queremos realizar una presentación
eficaz, si queremos provocar un cambio en el público, es
preciso tener claros nuestros propósitos y apoyarlos adecuadamente
con todos los medios disponibles para ello.
En este sentido, las presentaciones
electrónicas cumplen objetivos bien definidos.
Ø Constituyen un guión
para el expositor.
Permiten al expositor limitar el uso de apuntes, en la medida en
que sus apuntes están a la vista de todos. El expositor puede,
en consecuencia, evitar el uso de la memoria y leer con toda libertad
el guión, siguiendo con ello el orden lógico y el
flujo normal de la exposición.
Ø Proveen a los escuchas
de un medio de anotación fácil de seguir.
En efecto, el hecho de presentar de una manera resumida los puntos
principales de una exposición permite a la audiencia la realización
de anotaciones rápidas, deján-doles tiempo disponible
para escuchar el resto de los argumentos.
Se dice que un orador habla a una
velocidad de hasta 135 palabras por minuto, mientras que quien lo
escucha es capaz de tomar notas de sólo 40 palabras por minuto,
a menos que sea un "as" de la taquigrafía. Así,
la posibilidad de aprovechar toda la información se reduce
a un 30% del total.
Las presentaciones permiten, además,
que el auditorio dedique un mayor tiempo a la observación
de todos los elementos de las diapositivas o las láminas,
así como a lo que el expositor dice, lo que incidirá
en un mejor aprovechamiento y en una ma-yor memorización
de la información que se expone.
Ø Constituyen un mecanismo
de facilitación de la memoria.
Cuando una presentación es exitosa, bastará a quien
la escuchó el repaso de sus notas resumidas para recordar
ampliamente el contenido de la misma. La función básica
de las notas no es la de transcribir la totalidad del discurso:
se trata simple-mente de retener aquellos elementos que permitan
recordar más tarde los detalles del discurso.
Ø Facilitan los cambios
en el contenido.
Algunas veces es necesario realizar modificaciones al contenido
de las presentacio-nes, tomando en consideración la aparición
de nuevos elementos o los requeri-mientos de adaptación del
contenido a las distintos audiencias y las condiciones del escenario.
Es posible que necesite modificar
algunos ejemplos que faciliten la comprensión del discurso.
Tal vez me di cuenta de que mi presentación presenta algún
"gazapo" o algún "error de dedo". Tal
vez los colores de fondo que elegí no se aprecian ade-cuadamente
en el ambiente de la sala donde expondré mi material. Las
presentacio-nes electrónicas hacen posible la realización
de cambios en unos cuantos minutos, incluso previos a la misma exposición.
Ø El secuenciamiento es
flexible.
Es posible con muchísima facilidad alterar la secuencia de
presentación de las dia-positivas a través de las
herramientas provistas por los paquetes informáticos, lo
que redunda en una flexibilidad mucho mayor que la que ofrece otro
tipo de sopor-tes.
Ø La transición
es fácil.
La transición es el paso de una diapositiva a otra, de una
lámina a otra, de un ace-tato a otro. Las presentaciones
electrónicas presentan una facilidad mayor que otros soportes
para efectuar la transición en forma instantánea,
ya sea mediante un simple clic o mediante la programación
de un tiempo de espera determinado para ello.
Ø Los efectos visuales
resultan efectivos.
Las presentaciones electrónicas ofrecen una serie de efectos
de pantalla que redun-dan en un mayor atractivo durante el tiempo
de transición o de presentación de las diapositivas,
lo cual ayuda al expositor a mantener el interés de la audiencia
sobre la pantalla.
Todas las consideraciones que acabamos
de comentar constituyen razones por las cuales las presentaciones
personales realizadas con apoyos visuales resultan más eficientes
y más llamativas que la lectura en voz alta de un texto o
que la simple exposición verbal de un tema.
Sin embargo, la realización
de todos estos apoyos visuales requiere de un trabajo consi-derable.
Debemos saber con exactitud qué queremos decir y, en función
de una serie de consideraciones de carácter técnico,
cómo lo queremos decir. Es un trabajo arduo, pero es un trabajo
sencillo que puede asegurarnos la obtención del éxito
en nuestra exposi-ción. Pasaremos a comentarlo.
III. Planeación
Cuando preparamos una presentación,
la enumeración de los temas y subtemas nos ayu-da a visualizar
el contenido general de la presentación. Por otro lado, la
enumeración representa la planeación, en estricto
sentido, del contenido "crudo" de la exposición.
Es, pues, la oportunidad de organizar nuestras ideas, haciéndolas
pasar de un estado de "po-sesión personal" a otro
de "apropiación colectiva". Gastón Bachelard
condenaba que "[n]o se debe dar el derecho de hablar de un
conocimiento que no sea comunicable" ; la esquematización
transforma el conocimiento agolpado en la mente y el espíritu
del ex-positor en conocimiento comunicable, y transforma el conocimiento
profundo y ordena-do del expositor en un conocimiento accesible
a la audiencia.
Para esquematizar podemos utilizar
varios métodos, válidos todos. Adaptaremos el método
al conjunto de temas y subtemas a exponer, así como al tipo
de audiencia con que contamos:
Ø De lo general a lo particular.
Ø De lo particular a lo general.
Ø Las partes del todo.
Ø Cronológicamente.
Ø Ruta crítica.
Ø Mapas mentales.
La esquematización, normalmente,
se acaba mediante la aplicación de números o de una
combinación de números y letras a los temas y subtemas
elegidos, de forma tal que se presenten claramente las relaciones
de orden lógico de exposición y de dependencia o pertenencia.
Este tipo de esquemas adoptan, pues, sistemas numéricos o
alfanuméricos.
Sin embargo, para efectos de la
puesta en página del contenido comunicable mediante una presentación,
la esquematización resultaría muy difícil de
seguir. Una diapositiva o un acetato tienen una presencia útil
muy breve; por esta razón, la utilización de números
y letras que identifiquen las distintas partes de una exposición
puede parecer infructuo-sa, en la medida en que la audiencia percibe
y aprovecha las diapositivas en lo indivi-dual y momentáneo.
Es por ello más conveniente hacer una adecuada utilización
de en-cabezamientos suficientemente ordenados, que faciliten a la
audiencia el seguimiento de los temas. En temas muy complejos, lo
recomendable es entregar documentos esque-matizados a la audiencia,
durante o al fin de la presentación.
Ahora bien, muchos conocedores del
medio de las venta afirman que toda presentación debería
reducirse a una "entrada", una "salida" y tres
puntos a exponer. Aducen que ningún público es capaz
de almacenar en la memoria ocho o nueve puntos, sobre todo cuando
se trata de tomar decisiones con base en la presentación.
En consecuencia, su-gieren que todo aquello que deba exponerse se
organice previamente alrededor de tres categorías, de las
cuales se desprenderán el número de temas y subtemas
necesarios . Incluso se aconseja que, de existir un mayor número
de puntos, debemos encontrar tres ideas "paraguas" más
amplias, bajo las cuales puedan entrar las demás, y organizando
alrededor de cada idea "paraguas" tres o cuatro ideas
a desarrollar.
De lo anterior pueden desprenderse
conclusiones interesantes. Por ejemplo, un orador profesional afirmaba
que en toda presentación utilizaba la misma regla de organización
del discurso: "primero digo qué voy a decir, después
lo hago y luego comento qué aca-bo de decir". Esta idea
es compartida por Asher y Chambers, afirmando que el máximo
momento de atención dentro de una charla se logra durante
el primer minuto, con un nuevo aumento de interés cuando
el público se da cuenta que se acerca el final . De al-guna
forma, este orador cumple con la recomendación señalada
en el párrafo anterior, pero cumple además con otro
de los secretos de la memorización: la repetición
de los conceptos.
La afirmación de nuestro
ejemplo pudiera resultar cierta para presentaciones cuyo obje-tivo
es vender, persuadir o motivar para la acción. No necesariamente
es cierto en el caso de objetivos de formación, educación
o información. Sin embargo, vale la pena retener que no es
aconsejable preparar pláticas muy largas: el público
difícilmente las tolera y, en todo caso, la posibilidad de
retener su atención disminuye a cada minuto que pasa. Por
ende, consideramos que la esquematización debe reducirse
al número mínimo de elementos indispensables para
transmitir el mensaje.
IV. Preparación
Una vez que hemos podido definir el propósito de la charla
y el esquema de exposición, y que en consecuencia poseemos
un plan general de acción, debemos preparar la pre-sentación
en todos sus detalles.
Responder a la pregunta de ¿cómo
voy a decir lo que quiero decir?, significa ir más allá
de la organización genérica de mis ideas y del tipo
de discurso que voy a ofrecer. Signi-fica darle cuerpo a la presentación,
materializarla.
Michael Stevens se pregunta porqué
es necesario preparar una exposición. Por dos ra-zones, afirma:
primero, porque una presentación implica ofrecer al público
mucho ma-yor cantidad de información que en un entorno normal
de conversación o diálogo, sin interrupciones, por
lo que es preciso darle a la presentación un orden lógico
y claridad para que pueda ser seguida por el público; segundo,
para combatir la ansiedad natural que implica para el orador someterse
a la exposición pública, ofreciendo al presentador
la posibilidad de adquirir mayor confianza.
La preparación es, quizá,
la parte más intensa del proceso de una presentación.
Nos im-pone un esfuerzo especial por hacer coincidir lo que tengo
que decir con el perfil de mi auditorio, a través de todos
los medios que me permitan comunicar mi mensaje de ma-nera efectiva,
eficaz y eficiente. Lo que se prepara es el paso de la idea, al
objeto, al sujeto. Y, en consecuencia, representa una muy importante
parte del éxito de la presen-tación. La preparación
opera en dos sentidos: la preparación del material que utilizaré
en mi presentación y la preparación de la exposición
propiamente dicha bajo criterios co-municacionales. En el presente
trabajo nos ocuparemos del primer aspecto.
La preparación del material
se divide en dos ramas, que a su vez se subdividen en varias subramas.
Las dos ramas principales son la elección del formato
de la presentación, que le dará "tono" y
"cuerpo" a la exposición, y la "ilustración"
del contenido de la misma mediante la utilización de pruebas,
de gráficos y de imágenes.
V. El formato
La comunicación humana está
hecha de múltiples señales y símbolos. Mientras
las pa-labras envían un mensaje, el cuerpo emite mensajes
adicionales que pueden ser com-plementarios, afirmativos o, incluso,
contradictorios del primero; y si, al tiempo de pro-yectar dichos
mensajes al mundo exterior, apuntalamos nuestros dichos y nuestra
co-municación no verbal con medios idóneos para la
exposición de imágenes, gráficas y textos,
podremos estar más cerca de que nuestro mensaje llegue, por
alguna de las vías de percepción del ser humano, a
la audiencia que nos observa.
Es por ello que el formato resulta
relevante. Es el medio que se transforma en mensaje. Para ser más
directa, la comunicación establecida por las presentaciones
deberá estar contenida en un medio (o un grupo de medios)
que exprese(n) lo que quiere decirse, sin adornos exagerados, sin
palabras sobrantes, sin lastres, pero también cuidando de
no quedar "corto".
Los elementos de la elección
primaria del formato van, pues, desde la división de las
partes de la presentación hasta la selección de la
llamada "puesta en página". Pasaremos a revisar
cada uno de ellos.
A. Partes de la presentación
Las partes de toda presentación
pueden resumirse en tres, principalmente:
La Apertura, primeras
láminas o diapositivas de la presentación. Normalmente
la primera diapositiva contiene el título de la charla
y el nombre del expositor, ele-mentos que se mantendrán
a la vista del público mientras se instala en el lugar
de la presentación y que cumple con la función de
anticipar lo que el auditorio encontrará en breve. Además
del título, suele presentarse una diapositiva que contiene
una es-pecie de tabla de materias o de temas generales que serán
abordados en la charla.
El Cuerpo, que contiene lo que qlas texturas
y los objetos que se incluyen en una diapositiva mejoran el "llamado"
visual. Si bien, efectivamente, el coloreado de las diapositivas
persigue transformarlas, partiendo de un sencillo blanco y negro
hacia nomenclaturas cromáticas adaptadas para ser atractivas,
su utilización incluye la consideración de otro tipo
de factores.
Primero que nada, debemos tener
en cuenta que una diapositiva excesivamente colorea-da, lejos de
atraer a la audiencia produce su rechazo. Cuestión es de
imaginar una dia-positiva que incluya varios colores de fondo y
varios colores de texto colocados indis-tintamente: nuestra reacción
como público puede ir desde volver la vista a la ventana
(luego de intentar observar el texto), hasta un franco dolor de
cabeza si las combinacio-nes exageradas subsisten a lo largo de
la presentación.
Los paquetes computacionales comerciales
incluyen ya patrones de diapositivas que comprenden combinaciones
y diseños de las diapositivas, de acuerdo a los distintos
gustos y preferencias del usuario. Al usuario corresponderá
aplicar su buen gusto en la elección del patrón que
más le convenga, o bien en el diseño del patrón
que prefiera para la ocasión. Sin embargo podemos destacar
algunas recomendaciones generales. No se utiliza el mismo fondo
en todos los casos; la elección reposa en varias premisas:
- Las características
del equipo de proyección.- Existen equipos tipo «cañón»,
cu-ya nitidez depende de su capacidad en ansilúmenes: a
mayor número de ansilúme-nes, mayor nitidez y mayor
posibilidad de proyectar adecuadamente los colores en ambientes
iluminados.
- El ambiente de la presentación.-
La iluminación del lugar en que deberá llevarse
a cabo la presentación incide en la calidad de la proyección.
En este sentido, hemos podido observar la proyección de
diapositivas muy bien logradas que, no obstante, prácticamente
eran ilegibles en condiciones de iluminación media. Normalmente
deben elegirse fondos claros en un ambiente iluminado y fondos
de colores obscu-ros para ambientes sumergidos en la penumbra
o en la ausencia de iluminación, a menos que se cuente
con equipos de proyección de alta capacidad en ansilúmenes.
- Por otro lado, la combinación
de colores debe permitir una lectura reposada del texto.
No se trata de establecer sólo la atracción visual
que produce el color, sino de que, una vez que la audiencia es
atrapada, pueda tener acceso a lo que la diapositiva "dice".
Para fondos claros, se imponen textos coloreados en tonos obscuros
y a la inversa.
- El perfil del público.-
De la misma manera que una presentación debe planearse
en función de las características generales de la
audiencia, el uso de los colores deberá responder al perfil
del público. Difícilmente podríamos sostener
una exitosa pre-sentación ante una audiencia formada por
conspicuos miembros de una secta reli-giosa, utilizando fondos
rojos, amarillos y rosas en colores chillantes y pastel.
En todo caso, una vez elegidos los
colores del fondo y los colores del texto en función de las
condiciones de ambiente del lugar de la presentación y del
equipo del que dispo-nemos, debemos cuidar de no extremar el uso
de los colores. Lo recomendable sería limitar a tres colores
por diapositiva, sin considerar las ilustraciones. Y hasta donde
sea posible, imprimir coherencia al uso de colores en la presentación,
es decir que se utili-cen las mismas combinaciones, como un patrón,
a lo largo de la misma.
C. Simplicidad e inteligibilidad
Si de lo que se trata a lo largo de una presentación es de
hacer pasar un mensaje, sea cual fuere, lo más importante
es encontrar fórmulas directas, sencillas, que no dejen un
margen amplio de dudas. Nuestras frases no deben ser rebuscadas,
ni obscuras. Nuestros ejemplos deben estar al alcance del entendimiento
de quien las escuche. Como lo resu-mirían Asher y Chambers,
el lenguaje rimbombante no establece comunicación, el len-guaje
ambiguo constituye una amenaza a la credibilidad y, en consecuencia,
la sencillez aumenta la claridad.
Incluso tratándose de presentaciones
que deban llevarse a cabo ante audiencias especia-lizadas en el
tema de que se trate, no debemos ceder a la tentación de
"lucirnos" con el uso de un lenguaje complicado, intelectualoide,
difícil de seguir y de entender por los destinatarios de
nuestro mensaje. Tan es así que es recomendable que, aun
en estos ca-sos, el uso de terminología especializada se
limite a lo estrictamente necesario: la defi-nición exacta
de conceptos y fenómenos.
Es necesario, además, evitar
vicios del lenguaje, como los barbarismos (el uso de térmi-nos
importados de otro idioma, cuando existen palabras en el nuestro
que son natural-mente aplicables); es preciso adoptar un tono natural,
personal, directo, que evite la imitación deliberada del
estilo de otros, el lenguaje figurado cuando no es necesario y los
rodeos o circunloquios.
D. Tipografía
El uso de la tipografía, que incluye la fuente y el tamaño
de la fuente, es fundamental para que el texto sea legible y, en
consecuencia, inteligible. Normalmente, dentro de los paquetes de
procesamiento de texto y de presentaciones electrónicas se
ofrecen un nú-mero importante de fuentes, que corresponden
a estilos gráficos muy diversos. Creemos importante considerar
que, en este caso, la fuente no debe ser tratada como un elemento
decorativo, sino como un elemento de comunicación directa.
De ahí que se recomiende la elección de fuentes que
permitan una lectura sencilla (como Times New Roman, Tahoma y Verdana).
Otro elemento a considerar es el
tamaño de la fuente. En muchas ocasiones redactamos documentos
que pretendemos presentar a un público determinado, pero
nos parece sufi-cientemente legible si puedo leerlo yo a una distancia
menor de tres metros. ¡Cuidado!. El tamaño de la fuente
deberá elegirse en función del lugar en donde voy
a llevar a cabo mi plática. Si se trata de un pequeño
salón a donde asistirá un número limitado de
per-sonas, podré elegir fuentes más pequeñas
que en el caso de realizar mi presentación en un aula de
clases.
Pueden utilizarse varios tipos de
fuente como códigos distintivos de las distintas partes de
la diapositiva. Por ejemplo, puede utilizarse Verdana para los Encabezados,
como código de las partes de la exposición, mientras
se usa Tahoma para los elementos prin-cipales y TNR para los elementos
secundarios o los ejemplos de la diapositiva; de lo anterior podemos
concluir que, con el ánimo de mantener el interés
del público y la uni-dad de los códigos utilizados,
vale como recomendación mantener el estilo tipográfico
a todo lo largo de la presentación. Sin embargo, debemos
limitar a tres tipos de fuente por acetato o diapositiva, a efecto
de evitar que la multiplicidad de fuentes se convierta en un motivo
de cansancio y, por ende, en un pretexto para que el público
evite la lectura del material.
Por último, deberemos evitar
la proyección de textos escritos sólo en mayúsculas,
o en formatos "versales" o "script", puesto
que ello suele producir mayores dificultades de lectura y mayor
cansancio en el público.
E. Cantidad de información
Una presentación intenta
exponer un tema determinado, generalmente sin llegar a agotar todo
lo que puede decirse del mismo. Para eso están los tratados,
los libros especializa-dos, los documentos monográficos,
las referencias que dan sustento a lo que a través de la
presentación se afirma. Es por ello que el contenido de la
presentación debe abarcar lo esencial.
Ahora bien, ¿en cuántas
diapositivas debo proyectar lo esencial de mi charla? No existe
un número determinado. Esto dependerá de lo complejo
del tema y del tiempo disponi-ble. Sin embargo podemos advertir
lo siguiente:
Como una presentación no
es una copia de otros documentos, debemos evitar la tenta-ción
de transcribir. Es generalizada la práctica, particularmente
en el ambiente escolar, de preparar acetatos efectuando una simple
copia de una página de un libro. El efecto de un acetato
como ése es el rechazo por parte de la audiencia: las fuentes
son demasiado pequeñas, el atiborramiento de información
invita a no atenderla, se dificulta la toma de notas, no es atractivo.
La audiencia que extravía la atención y seguimiento
de la pre-sentación por esta causa, es una audiencia que
se ha perdido y su recuperación depende-rá de la habilidad
personal del expositor para recuperarla. Insistimos, una diapositiva
no es un texto de consulta.
En consecuencia, una diapositiva
debe contener una idea principal y, en su caso, algunas ideas dependientes
de la anterior, que la describen, que la ejemplifican, que la anali-zan
; sin embargo, podrá incluirse mayor número de ideas
(4 o 5), cuidando siempre de no sobrecargar la diapositiva. Todo
aquello no incluido voluntariamente en la diapositi-va es objeto
de las "notas del orador" y de la elocuencia del mismo.
Elocuencia, en este caso, es simplemente la posibilidad de que el
expositor complemente, amplíe, extienda el contenido de la
presentación con ideas, argumentos, ejemplos, comparaciones
que son expresadas verbalmente.
Como punto de referencia, podemos
adelantar que una diapositiva bien lograda incluirá entre
30 y 40 palabras como máximo. Aunque pudiera parecer un contrasentido,
una diapositiva debe contener mas "aire" que palabras,
entendiendo por aire no sólo los es-pacios vacíos
de letras, sino las ilustraciones y colores utilizados. Es el "aire"
el meca-nismo de trampa de nuestro auditorio, aquél que hace
una lectura más sencilla y una visión más atractiva
para la audiencia, aquél que les "clava" los ojos
en la diapositiva.
Ahora bien, es obvio que la aplicación
de estas recomendaciones se dificultará en algu-nos casos,
en virtud de que la información que quiere presentarse es
copiosa. En este caso debemos preguntarnos si es posible subdividir
la información en varias diapositi-vas: si la respuesta es
afirmativa, hagámoslo, pero si resulta negativa, procuremos
sinte-tizar al máximo con el ánimo de hacer más
"habitable" la diapositiva.
F. "Puesta en página"
Entendemos por "puesta en página"
el diseño de organización del contenido escrito. Aun
y cuando normalmente no se busca que un texto determinado sea en
sí mismo físi-camente estético, debemos cuidar
que el mismo sea racionalmente colocado en el espa-cio disponible.
Y que sea agradable a la vista.
En este esfuerzo por ordenar en
el espacio nuestro texto, podremos recurrir a una serie de consideraciones,
como la alineación, el uso de sangrías y del espacio
interlineal, las viñetas y la utilización de "separadores",
sin olvidar una revisión detallada de la orto-grafía
y de la puntuación que estamos utilizando.
Alineación.-
El tipo de alineación del texto nos indica orden. Se dice
claro lo que se piensa claro. No es posible proyectar orden lógico,
conceptos explícitos, si nues-tro material de apoyo se
encuentra desordenado.
El tipo de alineación (izquierda,
centrada, derecha) es también un auxiliar para re-marcar
y distinguir tipos de mensajes. Puedo, por ejemplo, mantener una
alineación izquierda para los conceptos básicos
que quiero expresar, mientras utilizo una ali-neación centrada
para conceptos fundamentales o insoslayables y la alineación
de-recha para incluir citas o ejemplos.
Sangrías.- La sangría
es el espacio que desplaza un párrafo o un grupo de párrafos
respecto de uno anterior alineado "normalmente". Llamaremos
a este último "texto principal" y a los párrafos
a los que se aplica sangría "texto(s) dependiente(s)".
En materia de presentaciones,
la sangría permite identificar los textos dependientes
de los textos principales, proyectando una idea de subordinación.
Así, los textos dependientes aparecen como conceptos supeditados
al texto principal, en una rela-ción de pertenencia, de
complementariedad, de composición. Puede también
ser utilizada para colocar ejemplos de lo que se afirma en el
texto dependiente o para indicar, por ejemplo, los diferentes
autores que se ocupan del tema indicado en el texto principal.
Viñetas.- Comentábamos
antes, cuando hablamos de la esquematización, que durante
una presentación la audiencia no imagina el esquema completo,
sino que percibe y aprovecha las diapositivas en lo individual
y momentáneo .
Por ello consideramos más
provechoso el uso de viñetas. Las viñetas nos permitirán
establecer separaciones y distinciones entre ideas, conceptos,
argumentos, organi-zando y puntualizando aquello que debe retener
el público.
Uso de separadores.- Los
separadores son diapositivas cuya función es indicar el
inicio de un nuevo subtema dentro de la presentación. Si
se quiere, se trata de dia-positivas similares a las de título.
Con su utilización se marca el fin de un subtema y el inicio
de otro, para efectos de que la audiencia pueda estar en situación
de ha-cer un seguimiento efectivo de la presentación y
de efectuar una anotación más ri-gurosa o un mapeo
mental detallado.
Espacio interlineal.-
Como su nombre lo indica, el espacio interlineal es la distan-cia
que existe entre una línea y otra de un párrafo
y entre un párrafo y otro. El cui-dado del espacio interlineal
se dirige a distribuir adecuadamente el texto en la dia-positiva,
de manera que aparezca relativamente equilibrado. Es, si se quiere,
un pru-rito estético el que nos llevaría a ampliar
o reducir el espacio interlineal en una dia-positiva, aunque en
este último caso puede servir simplemente para que el texto
quepa en la misma.
G. Uso del espacio
Más allá de la simple
estética de un diseño cualquiera, trátese de
anuncios publicitarios o de presentaciones, lo más importante
es que el mensaje llegue a su destinatario; una de las formas de
lograr lo anterior es usar adecuadamente el espacio disponible.
Algunas de las conclusiones ha que han llegado los estudiosos del
uso del espacio para efectos pu-blicitarios, pueden resumirse en
las llamadas Ley de Brandt y Ley de Starch.
Hermann Brandt asegura que el cuadrante
superior izquierdo de todo cartel publicitario es el más
idóneo para colocar el mensaje que quiere transmitirse con
mayor fuerza, de-bido a que nuestra dinámica de lectura (de
izquierda a derecha, en las culturas occiden-tales) motiva que veamos
repetidamente ese espacio en particular; según sus estudios,
el porcentaje de recordación de un cartel se distribuye como
sigue: 45% cuadrante superior izquierdo, 25% cuadrante inferior
izquierdo, 20% cuadrante superior derecho y 10% cuadrante inferior
derecho.
Daniel Starch, por su parte, se
ocupó de determinar científicamente cuál es
el lugar del cartel que propicia una mayor atracción de la
atención del lector, concluyendo: cua-drante superior derecho
33%, cuadrante superior izquierdo, 28%, cuadrante inferior derecho
23% y cuadrante inferior izquierdo 16%.
La acción combinada de la
Ley de Starch y de la Ley de Brandt asegurarían, así,
una mayor atracción y memorización del mensaje, siempre
que la ilustración se coloque en la parte superior derecha
y que el mensaje principal se ubique en el extremo superior derecho.
La mirada buscará primero la atracción de la ilustración,
para continuar su viaje hacia el texto principal y, al tiempo de
continuar la lectura, la mirada hacia el men-saje principal se repetirá
constantemente.
En resúmen, en un cartel
publicitario, el cuadrante superior derecho es el lugar ideal para
colocar la ilustración y el cuadrante superior izquierdo
es el lugar idóneo para co-locar lo que se pretende que el
lector recuerde. Para lograr una mayor atracción y me-morización,
deberá utilizarse preferentemente la mitad superior del cartel.
Las anteriores conclusiones son
aplicables a las presentaciones, con algunas precisiones. Normalmente,
una diapositiva elaborada con base en algún paquete comercial
contiene en su parte superior un espacio de título, el cual
aconsejamos que se utilice para apoyar la esquematización
de la presentación; en consecuencia, para la aplicación
de las leyes de Brandt y Starch no deberá tomarse en cuenta
este espacio.
VI. Ilustración
En este caso utilizamos la palabra
"ilustración" en un sentido amplio, que incluye
tanto testimonios, citas, incidentes, alegorías, documentos,
analogías, estadísticas y todo tipo de información
que puede servirnos para apoyar lo que estamos afirmando o negando,
como imágenes, gráficas, dibujos y fotografías
que pueden atraer la atención de la au-diencia hacia aquello
que sostenemos.
La función, pues, de la ilustración,
es respaldar nuestros puntos clave de exposición. Dotarla
de pruebas de nuestros asertos (documentos, estadísticas,
demostraciones), de testimonios de autoridad o historias de vida
(citas, incidentes) que abonen en nuestro favor o de imágenes
mentales (analogías) o físicas (gráficos, dibujos,
fotografías) que intentan comunicar en un simple "flashazo"
lo que pretendemos transmitir. La ilustra-ción debe relacionarse
con las necesidades del auditorio para resultar más fácilmente
convincentes.
Por otro lado, admitimos, con Sartori,
que la televisión es visual y emotiva, mientras que la letra
impresa es eminentemente racional . En tal supuesto, nuestras presentacio-nes
deben buscar adoptar muchos de los elementos "emotivos"
que utiliza la televisión, como un medio de incrementar las
posibilidades de retención, por parte del auditorio, del
mensaje que queremos comunicar.
Peter Thompson nos señala
seis claves para la retención de información; una
de ellas es la utilización de detalles inusuales, como presentar
enfoques poco comunes e incluir en las diapositivas dibujos o gráficos
raros, graciosos o coloreados. Ahora bien, la ante-rior afirmación
no es gratuita. Muchos estudios han demostrado cómo el cerebro
huma-no funciona de manera especializada: mientras el hemisferio
izquierdo procesa informa-ción lógica, racional y
verbal, el hemisferio derecho se ocupa de los componentes emo-cionales,
imaginativos, artísticos y creativos. De ahí que se
afirme que una de las mane-ras en que se asegura una mejor función
memorística es con la inclusión de elementos que permitan
que el proceso de aprendizaje se desarrolle en condiciones que permitan
que el auditorio utilice ambos hemisferios cerebrales . Más
aún, al parecer el cerebro retiene el 80% de lo que ve y
sólo el 20% de lo escucha . Por otro lado, las ilustracio-nes
de carácter gráfico son un poderoso medio para que
quienes tienen problemas audi-tivos entiendan y aprovechen la presentación.
En este sentido, en palabras de
Asher y Chambers, las ilustraciones en general y los apoyos visuales
en particular aclaran las ideas, mantienen el rumbo de la presentación,
derriban las barreras del idioma, añaden interés y
crean confianza, además de reducir el 28% el tiempo de las
presentaciones, de acuerdo a estudios efectuados por el Warthon
Center for Applied Research . Sobra decir que la información,
así presentada, debe de ser complementada verbalmente por
el expositor.
Vayamos por partes. En los casos
de pruebas, testimonios y analogías será siempre de-seable
cumplir con las recomendaciones hechas en relación con la
cantidad de informa-ción que podemos incluir en cada diapositiva,
como fue mencionado antes. Por lo que toca particularmente a las
estadísticas, debemos intentar resumir al máximo la
informa-ción, para evitar que aparezca como una atiborrada
serie de números que sea rechazada de inmediato por la audiencia.
Por otro lado, las imágenes
cumplen una función mnemotécnica; en efecto, las imágenes
son más atractivas y seductoras que las palabras y los números,
por lo que son más fá-cilmente recordadas por quienes
las observan. En consecuencia, sirven a la audiencia como elemento
"recordable" que, ligado al texto que se presenta y a
las frases que el expositor expresa, permiten que las personas a
las que se dirige el mensaje lo aprehen-dan y puedan más
tarde reproducirlo.
Ahora bien, las imágenes
que se presentan bajo la forma de gráficos o diagramas tienen,
además, una función cognitiva. Esto quiere decir que
los elementos que forman el gráfi-co facilitan a la audiencia
el acceso a un conocimiento más complejo. Representan una
forma de simplificar los datos que se exponen, para ponerlos más
al alcance del audito-rio . No es lo mismo presentar una complicada
tabla estadística que un gráfico con ba-rras, líneas
o superficies o un gráfico circular.
El objeto, pues, de los gráficos
es evidenciar a simple vista los elementos principales de lo que
se expone y las relaciones que pueden existir entre ellos, aportando
además un valor atractivo a la información.
VII. Colofón
Hemos podido repasar brevemente
las principales consideraciones que deben hacerse para elaborar
convenientemente nuestras presentaciones. Todas ellas las hemos
puesto en práctica con ventaja frente a grupos estudiantiles
de diversa naturaleza y nivel edu-cativo. Espero, en todo caso,
que puedan ser útiles a los lectores, como lo han sido para
el autor.
Quedo, desde luego, a la disposición
de todo lector que quisiera comunicarnos algunas consideraciones
adicionales que puedan enriquecer el presente texto, en la dirección
electrónica clio@coah1.telmex.net.mx.
Pies de página:
1.STANFORD UNIVERSITY. Presentation
Guidelines, en línea: http://www.stanford.edu/class/eesor401/Presentations/Presentation_Guide
(14/08/00).
2. Digo "al parecer", porque lo infiero del documento elaborado
por George E. Konold, Jr., "PRESENTA-TION GUIDELINES AND TIPS
BY DALE CARNEGIE TRAINING", en The Color Slides Newslet-ter,
Enero 1998, Vol. 2 No. 1, en línea: http://www.colorslide.com/instruct/ja98news.html
(14/08/00). De éste aprovecho algunas consideraciones.
3. Michael Stevens, Cómo ser mejor... hablando en público,
1ª reimp. (Título original: HOW TO BE BETTER AT... GIVING
PRESENTATIONS, trad. Juan Carlos Jolly). México: PANORAMA EDITO-RIAL,
1998, p. 13.
4. José Luis García, Creatividad: la ingeniería
del pensamiento, México: Centro de Aprendizaje Orga-nizacional,
1997, p. 130.
5. Compilado por Ikram Antaki, Celebrar el pensamiento, México:
Joaquín Mortiz, 1999, p. 22.
6. Spring Asher y Wicke Chambers, Cómo hacer presentaciones
exitosas. Utilice su persuasión (Título original: Wooing
& winning business, trad. Ma. Del Pilar Carril). México:
PRENTICE HALL HISPA-NOAMERICANA, S.A., 1998, pp. 34 y 35.
7. Idem, pp. 39 y 40.
8. Ibid, p. 49.
9. P. Thompson, Los secretos de la comunicación. Cómo
ser escuchado y obtener beneficios, (Título original: The secrets
of communication, trad. Adriana Oklander). Barcelona: Granica, Col.
Management, 1999, p. 48.
10.Michael Stevens, Cómo ser mejor... hablando en público,
pp. 15 y 16.
11. Spring Asher y Wicke Chambers, Cómo hacer presentaciones
exitosas..., p. 44.
12. Robert A. Dean, Producing Electronic Presentations, diapositiva
5, en línea, http://www.imageassociates.com.meetings/ electronic.html
(3/4/2000).
13. Ver arriba, en la página 7.
14. Spring Asher y Wicke Chambers, Cómo hacer presentaciones...,
p. 43.
15. El presente apartado se basó esencialmente en el texto
de Francisco d'Egremy, PUBLICIDAD SIN PALABRAS, México: Ediciones
y Distribuidora Mar, S.A. de C.V., 1993, pp. 114-124, de donde se
han obtenido las fuentes secundarias.
16. Spring Asher y Wicke Chambers, op. cit, p. 16 y 37-42.
17. Giovanni Sartori, tomado de Sergio Sarmiento, "El Incorruptible",
Palabra, 7 de abril de 2000, p. 4-A.
18. Peter Thompson, Los secretos de la comunicación..., pp.
46-47.
19. Donald H. Shuster y Charles E. Gritón, TÉCNICAS
EFECTIVAS DE APRENDIZAJE. Cómo con-seguirlas y disfrutar de
ellas, (Título original: SALT: Suggestive Accelerative Learning
Thecniques. Theory and Applications, trad. Ángela Ardila).
México: Grijalbo, 1993, pp. 30-36, 40-42 y 65-68.
20. Al menos así lo afirman Spring Asher y Wicke Chambers,
Cómo hacer presentaciones..., p. 51.
21. Idem, p. 52.
22. Ibid., pp. 56 y 57.
23. Id., p. 53.
Dr.
Rodolfo Garza Garza
Facultad de Jurisprudencia
de la Universidad Autónoma de Coahuila.
El autor es Doctor en Derecho por la Universidad de París I (Panteón-Sorbona);
obtuvo el grado de Maestro en Derecho Internacional y Comparado de
la Energía por la misma Universidad; actualmente es Coordinador de
Posgrado e Investigación y profesor-investigador de tiempo completo
en la Facultad de Jurisprudencia de la Universidad Autónoma de Coahuila;
ha sido maestro de postgrado en las Universidades Autónomas de Nuevo
León y de Coahuila, conferencista en diversas instituciones de educación
superior, autor de artículos y publicaciones diversos, Asesor Jurídico
de la Subsecretaría de Energía y Subsecretario de Cultura del Gobierno
de Nuevo León. |